Liebes Vereinsmitglied im TSV Rethen, ich wünsche Dir alles Gute und Gesundheit für das neue Jahr 2025. Am 25.Januar 2025 sollte unsere Mitgliederversammlung für das Jahr 2024 stattfinden. Die werden wir auf einen späteren Zeitpunkt verschieben müssen. Die Gründe sind vielfältig und folgend beschrieben: - Aktuell sind wir nur zu zweit im Vorstand aktiv. Ute Schlote, die 2.Vorsitzende und ich. - Leider ist im April 2024 unsere langjährige Kassiererin Frauke Bachmann verstorben. Seitdem führe ich kommissarisch die Kasse. Da sich die Neuordnung und die Beantragung von Bankvollmachten als sehr zeitraubend und langwierig gestaltete, waren wir erst ab September wieder handlungsfähig, um die Zahlungsabläufe aufzuarbeiten und zu kontrollieren. Aktuell ist die Kassenführung nicht auf aktuellem Stand und würde keiner Kassenprüfung standhalten. - Schriftführerin Julia Purps hat Anfang Dezember 2024, ihr Amt niedergelegt, aus persönlichen und beruflichen Gründen. Das ist sehr schade, weil Julia, Mitte des Jahres, die Bereitschaft zur Übernahme der Kassiererin erklärt hat und bereits die Bank- und Kontovollmachten für sie beantragt wurden und die sie auch schon erhalten hat. - Für die Steuererklärung, die stand an Ende des Jahres und steht noch an, um die Gemeinnützigkeit nachzuweisen, ist auch ein gut geführtes Kassenbuch notwendig. - Das alles nimmt aktuell viel Zeit in Anspruch, da ich mich in viele Kassenthemen erst einarbeiten musste und noch muss. - Auch die Schriftführerunterlagen habe ich dazubekommen. Ebenfalls viel ein- und aufzuarbeiten - Ute Schlote hat schon vor einiger Zeit angekündigt, für die anstehende Wahl des/der 2. Vorsitzenden nicht mehr zur Verfügung zu stehen. Das bedeutet auf der Mitgliederversammlung stehen 3 von 4 Vorstandspositionen an, die neu zu besetzen sind. Aktuell gibt es keine Zusage von bereitwilligen Kandidaten. Mit diesen Voraussetzungen ist es, meiner Meinung nach, nicht sinnvoll, die Versammlung am 25.01.2025, wie geplant, durchzuführen. Da bereits viele Mitglieder Positionen im Verein besetzen, bitte ich auch, auf diesem Weg, sich die beigefügten Aufgabengebiete, der neu zu besetzenden Positionen anzusehen. Vielleicht hast Du Lust, eine davon zu übernehmen. Ziel ist es, im April, bereitwillige Mitglieder zur Wahl vorschlagen zu können, um ein intaktes Vereinsleben wieder führen zu können. Eine Wahl der verkanten Positionen jetzt, aus Teilnehmern der Versammlung, halte ich für unwahrscheinlich. Der definierte Temin zur Mitgliederversammlung wird fristgerecht bekanntgemacht. Danke, für Dein Verständnis und eventuell findest Du Gefallen an einer der Aufgaben. Mit sportlichen Grüßen Udo Christofori 1. Vorsitzender Aufgaben Leiter(in) Finanzen / Kassierer(in): - Pflege der Mitglieder o Ein- und Austritte registrieren in Abstimmung mit Schriftführer/in o Jahresbeiträge vereinnahmen und registrieren (immer im Februar) - Einnahmen / Ausgaben o Kontinuierliche Pflege des Kassenbuches (aktuell Journal genannt) o Kassenprüfung mit den Kassenprüfern vor der jährlichen Mitgliederversammlung o Abrechnungen Sportwochenende (einmal im Jahr) oder anderer Veranstaltungen o Entrichtung von Verbandsabgaben, z.B. Spielbetrieb in Ligen, Beiträge an LSB. o Rechnungen Bandenwerbung, einmal im Jahr, im August, versenden und vereinnahmen. o Zuschüsse an die FSV, 4 x im Jahr o Auszahlung der Zuschüsse an die Übungsleiter der Abteilungen. o Monatliche Entlohnung der beiden Reinigungskräfte o Beantragung beim LSB von Übungsleiterzuschüssen einmal jährlich o Jahresbeiträge an Versicherungen, Zeitschriften, Dienstleister Homepage, …. , anweisen - Erforderliche Teilnahme an: o Vorstandssitzungen, durchschnittlich alle 2 Monate o Sportwochenende, Präsenz wenn möglich und nötig - Steuererklärung zum Nachweis der Gemeinnützigkeit o Alle 2 Jahre, nach vorgegebenen Routinen. Ist erst wieder 2026 fällig Aufgaben Dokumentationsbeauftragte(r) / Schriftführer(in): - Pflege der Mitglieder o Ein- und Austritte an das jeweilige Mitglied bestätigen abgestimmt mit Kassierer/in o Einladungen formulieren und versenden zur Mitgliederversammlung, abgestimmt mit Vorstand - Berichte und Protokolle o Berichte der Vorstandssitzungen, durchschnittlich alle 2 Monate, verfassen o Anträge an die Gemeinde, nach Bedarf, in Abstimmung mit Vorstand. o Tagesordnung der Mitgliederversammlung erstelle, einmal jährlich. o Einladungen und Programm zum Sportwochenende erstellen und im Ort verteilen, abgestimmt mit Vorstand - Mitgliederversammlung: o Tagesordnung, Ablauf und Protokoll der Versammlung erstellen o Einladungen erstellen und verteilen an Gäste und zu ehrende Mitglieder, inklusive Erstellen der Ehrenurkunden - Erforderliche Teilnahme an: o Vorstandssitzungen, durchschnittlich alle 2 Monate o Sportwochenende, Präsenz wenn möglich und nötig Aufgaben der/des 2. Vorsitzenden: - Zusammenarbeit mit dem ersten Vorsitzenden und dessen Unterstützung o Übersicht des Vereinslebens insgesamt und der einzelnen Abteilungen o In Abstimmung Präsentationspflichten wahrnehmen o Nach Abstimmung, Abarbeitung einzelner Projekte, z.B. Fördermittel zur Beregnungsanlage abfragen und beantragen o Teilnahme an Gemeinderatssitzungen, bei Bedarf o Abstimmungstermine wahrnehmen mit Nachbarvereinen, im Dorf, so wie benachbarten Sportvereinen und der FSV o Teilnahme an den Vorstandssitzungen, durchschnittlich alle 2 Monate Das sind die Hauptaufgaben der neu zu besetzenden Positionen, der/die auch Mitglied des Vorstandes ist. Der Vorstand besteht aus 1. + 2. Vorsitzende/r, Kassierer/in und Schriftführer/in. Der erweiterte Vorstand besteht aus Vorstand und derzeit 9 Abteilungsleiter/innen. Das ist der Teilnehmerkreis an den o.a. Vorstandssitzungen. Für alle o.a. Punkte gibt es Vorlagen und Referenzen, aus den Vorjahren. Für alle Themen wird es Hilfe und Einarbeitung geben. Die Zeiteinteilung zur Abarbeitung der Aufgaben ist frei wählbar, wenn die Fälligkeiten und Termine eingehalten werden können. Ich würde es sehr begrüßen, wenn sich noch ein/e zweite/r Kassierer/in und bestenfalls ein/e zweite/r Schriftführer/in findet. Die Aufgaben können dadurch aufgeteilt und der Aufwand halbiert werden. Bitte wirken lassen, darüber nachdenken und bei Bereitschaft sehr gern melden.